Sprint - resenha crítica

Você já deve ter escutado essa palavra por aí - Sprint. É através dessa técnica que você pode resolver grandes problemas, testar novas ideias, e tudo isso em apenas 5 dias, seguindo uma rotina bem estrita e inteligente. O Sprint foi criado por 3 importantes personalidades da Google, que neste microbook, lhe ensinarão como empreender como um verdadeiro líder de eficiência.

Os autores aqui são Jake Knapp (um escritor e designer); John Zeratsky (um palestrante e escritor, assim como designer em tecnologia); e o Branden Kowitz (co-fundador da Range, desenvolvedor de produtos e escritor). Juntos, estes homens desenharam a incrível técnica do Sprint, e lhe convidam a aprender mais sobre ela nos próximos 12 minutos.

Vamos ler este microbook num sprint de 12minutos?

Para Crescer e Executar com Velocidade, Use Sprints

Em sua empresa, você já tentou introduzir uma nova ideia? Já tentou criar um novo modelo de negócios? É extremamente comum que empreendedores e líderes se frustrem com estes desafios. Muitos deles investem muito dinheiro para testar ideias e acabam descobrindo ao final que aquele não era exatamente o melhor caminho a ser seguido. Para evitar estes erros e não chegar ao mercado com um produto que não é o que o cliente quer ou com um produto incompleto, você precisa buscar novas abordagens. Se você se pergunta todos os dias "qual deve ser meu foco agora?"ou "como colocar uma nova ideia em prática?", precisa conhecer uma metodologia simples e extremamente eficaz:oSprint. O processo foi criado pelo designer Jake Knapp no Google e amplamente aceito, entregando resultados reais. Várias unidades do Google, como o time de busca e email, usam sprints. Até mesmo a unidade de projetos mais ambiciosos, a Google X, adotou a metodologia, inclusive no desenvolvimento dos carros que se dirigem sozinhos. Percebendo seu potencial, Jake juntou-se a seus coautores e adotou o processo em mais de 100 empresas investidas pelo Google Ventures. O Sprint é uma metodologia de gestão de projetos que dá velocidade às empresas e se baseia em ciclos curtos, de apenas 5 dias. A metodologia Sprint requer um processo que pode parecer um pouco intensivo e desafiador, mas que vai render ótimos resultados. Se você é uma startup, mergulhe de cabeça na metodologia para testar ideias mais rapidamente. Em uma startup, você não tem muitas chances de errar ao lançar um produto. Se você erra feio, geralmente acaba ficando sem recursos financeiros e a empresa morre. Você precisa ser capaz de acertar e adaptar com velocidade. Com sprints, as startups tem um método eficiente para testar suas ideias, antes que recursos demais sejam investidos, aumentando, assim, suas chances de sucesso.

Quando Usar Sprints

Possivelmente, você já se viu numa situação onde múltiplos projetos estão acontecendo, prazos de entregas estão ameaçados, um volume enorme de tarefas estão se acumulando e recursos físicos e humanos não estão sendo tão bem aproveitados como deveriam. Jake estava em uma situação parecida. Ele trabalhava como designer no time do Gmail, no Google. Os prazos eram apertados. Ele tinha apenas 30 dias para projetar e entregar uma funcionalidade que ajudava o Gmail a organizar automaticamente as mensagens dos seus usuários. Apesar deste prazo desafiador, Jake e sua equipe conseguiram entregar a funcionalidade no prazo, através de um cronograma e um processo organizado. O time conseguiu prototipar, conversar com usuários, desenvolver e lançar a funcionalidade no prazo, por meio da organização do projeto em sprints. Mas como saber se um Sprint é ideal para você? Para os autores do livro, o Sprint é ideal se você precisa iniciar projetos complexos, desafiadores e não sabe por onde começar. Tem um novo modelo de negócios para validar? Uma grande funcionalidade que precisa ser projetada? Adote Sprints! Se o que você busca é apenas uma melhoria incremental, atenção:o Sprint não é a melhor metodologia para isso. Se o ganho do projeto é pequeno e o risco é baixo, não vale a pena fazer com que um time inteiro pare por 5 dias para um Sprint, ok? Os principais casos onde o Sprint se aplicam são: * Projetos de alto investimento: Se o projeto é caro, intensivo em recursos e você não sabe por onde começar, o Sprint é ideal para começar a rodá-lo; * Projetos com prazos curtos: Se você tem pouco tempo para entregar um novo projeto, a metodologia Sprint o ajudará a acelerar e entregar mais rápido; * Projetos parados: Tem um projeto estagnado na sua lista de prioridades? O Sprint ajuda você a desatolar este projeto e garantir que ele comece a andar e saia do papel.

Não faça um MVP

Você já ouviu falar de uma startup chamada Webvan? Ela surgiu em 1999 para ajudar as pessoas a comprar alimentos e fazer compras de mercado pela internet. A empresa levantou centenas de milhões de dólares em investimentos, mas falhou, pois seus sócios e executivos não tinham experiência com o mercado de varejo. Eles não sabiam lidar com a logística complexa das entregas. Não conseguiram entregar um produto completo que resolvesse o problema dos clientes na velocidade necessária. A metodologia de Sprint evita que você cometa este tipo de erro. Em um Sprint, você pode resolver problemas de forma rápida e efetiva, removendo as barreiras entre seu momento atual e uma execução de sucesso. Se você já leu nosso microbook A Startup Enxuta, de Eric Ries, você já ouviu falar do conceito de MVP. Um MVP é um produto mínimo viável, ou seja, um produto desenvolvido com o menor número possível de funcionalidades, que tenta coletar feedbacks iniciais do cliente para que possa ser validado. Essa abordagem é interessante, mas através de sprints, você consegue ir mais longe. Com eles, você consegue criar protótipos realistas que estão prontos para coletar feedbacks reais de clientes, mantendo a velocidade. No sprint, você não precisa realmente executar para poder validar seus resultados. Esteja você criando um novo plano de vendas para sua empresa ou desenvolvendo um aplicativo para smartphones, a metodologia será útil. No portfólio do fundo de investimentos onde os autores trabalham, esta metodologia já foi utilizada por times de marketing, vendas, produto e até mesmo finanças. Pronto para descobrir como o Sprint funciona?

Os Preparativos do Sprint

Se você quer adotar sprints, é preciso se preparar antes de começar. Para sprints efetivos, é preciso ter times pequenos, multidisciplinares e com papéis claros. Jake recomenda que os times sejam sempre formados por menos de 7 pessoas e tenham as habilidades necessárias para entregar o projeto. A seguir, estão listados alguns dos papéis que você gostaria de ter em um time: * O decisor: O líder da empresa ou alguém que conhece o problema a ser atacado com profundidade. * O expert em finanças: Alguém que entenda completamente os custos e as implicações financeiras do projeto; * O expert e marketing: Alguém que saiba como fazer com que seu produto chegue até as mãos do cliente; * O expert no cliente: Alguém que conheça seus clientes e entenda seus desafios com profundidade; * O expert em logística: Uma pessoa que entenda como realizar todas as etapas necessárias para que o produto seja bem sucedido; * O criador de problemas: Alguém que tenha uma visão antagônica à do time, para trazer novas perspectivas; * O facilitador: Um gerente de projetos que consiga manter o processo rodando no prazo e que seja capaz de tomar decisões com agilidade;

Antes de começar o sprint, certifique-se de três coisas. Que as pessoas conheçam os demais membros do time e saibam seus papéis. Que elas conheçam o processo por trás do sprint. E, por fim, que elas entendam o problema a ser resolvido. Todo sprint precisa de dois papéis extremamente claros e definidos no primeiro dia. É preciso decidir quem será o decisor e quem será o facilitador. O primeiro será responsável por assumir as decisões difíceis e resolver potenciais conflitos, enquanto o segundo será responsável por gerenciar o processo, os recursos e a equipe para que o sprint seja bem sucedido. Se o time tem 7 pessoas, como recomendado, as outras ajudarão na execução, enriquecerão as discussões e contribuirão com suas habilidades técnicas para o projeto. O projeto deve começar na segunda feira. O ideal é que você tenha um espaço com quadros brancos, post-its, canetas, café, água e lanches saudáveis para maximizar a performance do time. Tenha em mãos também um cronômetro, para acompanhar a duração das atividades. Outro ponto importante: é preciso bloquear a agenda dos participantes para que eles possam trabalhar sem interrupções, como reuniões, ligações e outros compromissos. É preciso remover as possíveis distrações e deixar o prazo alocado. Um dia de Sprint terá seis horas de atividades. O autor sugere que você comece às 10 da manhã e termine às 5 da tarde, com uma parada para o almoço. Com a equipe certa, ações estruturadas e eliminando-se distrações, pode-se progredir rapidamente nesse período de tempo. Um espaço de tempo moderado durante cada dia irá assegurar o nível de energia, foco e produtividade ao longo da semana.

Tudo pronto? Vamos aos 5 dias do sprint:

Segunda-Feira: Definindo o Objetivo do Sprint

O sprint começa na segunda pela manhã. Reúna seu time na sala pré-selecionada e garanta que todas as pessoas estão alinhadas. O primeiro passo é, na parte da manhã, garantir este alinhamento perguntando a cada um dos membros do time qual é o objetivo de longo prazo a ser perseguido. Sem esse alinhamento, é difícil mover-se rápido e na mesma direção, portanto, esta etapa é essencial. O próximo passo é mapear os desafios. Utilize discussões estruturadas previamente e pergunte à sua equipe quais são os seus maiores desafios. Depois de ter o time 100% montado, você está pronto para começar. Na parte da tarde, converse com os experts naquele assunto dentro da empresa e peça que eles compartilhem informações sobre aquele desafio escolhido. Chegou a hora de criar o plano do sprint. Não crie um plano cronológico, planeje com o objetivo em mente e vá construindo o caminho até lá aos poucos. Mapeie as potenciais armadilhas e problemas que podem ocorrer e encontre quais seriam suas causas. Mapeie também os recursos necessários e fatores externos que possam ocorrer. Para ter sucesso, garanta que o sprint esteja alinhado com seus objetivos de longo prazo. Por fim, antes de chegar ao final do dia, escolha um objetivo claro e entregável. Algo ambicioso, mas pequeno o suficiente para atacar um pedaço do problema em questão e que possa ser entregue em uma semana. Seu objetivo deve satisfazer seus clientes e garantir que eles possam usar o resultado dos seus esforços no final da semana. O objetivo da segunda-feira é deixar claro para todos o propósito do sprint, criar discussões ricas sobre isso, mapear desafios e definir com clareza quais partes do problema serão resolvidas naquele sprint.

Terça-Feira: Encontrando as Soluções

A terça-feira tem como objetivo definir soluções para os problemas e desafios encontrados na segunda- feira. Esse é o dia de coletar ideias e documentá-las. Na parte da manhã, faça com que cada pessoa escreva a solução que adotaria para resolver o problema atacado em um pedaço de papel e cole em uma parede ou no quadro branco. Após coletar as ideias existentes, elas devem ser apresentadas ao time de forma rápida. O autor chama isso de demonstrações na velocidade da luz. Neste processo, durante 3 minutos, cada membro da equipe pode apresentar suas soluções favoritas. Incentive seu time a criar soluções que contam inclusive com recursos e habilidades diversas das habilidades habituais daquele profissional. Com as demonstrações concluídas, chegou a hora de rabiscar. Escolha as 3 melhores ideias e deixe que os participantes criem rascunhos de soluções potenciais na parede. O ideal é que você tenha 3 caminhos possíveis para que amanhã você os avalie com o time, para começar a desenvolver a solução.

Quarta-Feira: Dia de Decisão

Esse é o dia de criticar as ideias do dia anterior e definir qual delas será explorada no sprint. As ideias devem estar coladas na parede, mas sem revelar quem é seu autor. O anonimato ajuda que as pessoas escolham as melhores sem influências pessoais. O importante é focar nas ideias em si e não em quem as teve. Discuta as ideias por 5 minutos cada e e faça com que cada participante vote nas suas ideias favoritas. Utilize post-its coloridos para que cada pessoa os cole sobre suas ideias preferidas e assim fique claro no quadro quem é o vencedor. A ideia mais votada vence e as ideias que perderam podem acabar se tornando parte de um próximo sprint. Agora, em um quadro branco, desenhe com o time protótipos de como as melhores ideias funcionariam. O ideal é que se faça esse rascunho como ele se fosse um filme onde o cliente é o protagonista e cada passo desenhado ilustra uma interação do cliente com a solução. Sprints de design existem para testar ideias ousadas com alto potencial. Não foque nos pequenos detalhes e sim nos grandes desafios. Deixe-os documentados no quadro, afinal, amanhã é dia de prototipar.

Quinta-Feira: Dia de Prototipar

Agora você tem boas ideias rascunhadas no quadro, mas apenas 2 dias restantes para o fim do sprint. Portanto, chegou a hora de simular sua ideia para que ela possa ser apresentada aos clientes e, assim, validada. Hoje seu time precisa fazer um protótipo realista, de tal modo que as pessoas não percebam que ele é apenas um protótipo. Ele deve ser bom o suficiente para que as pessoas vejam que é algo próximo à realidade. Também não é necessário que ele seja totalmente perfeito, afinal, não queremos que você vire a noite trabalhando. Detalhismo em excesso vai cansar a equipe, criar lentidão no seu processo de aprendizado e deixar todo o time frustrado. Em seu protótipo, nunca use textos de marcação, como os tradicionais "Lorem Ipsum". Utilize textos reais, com dados de pessoas reais. Ele precisa parecer realista e, para isso ,os dados e os textos também precisam ser verossímeis. Também é importante que você não foque na ferramenta em si, mas sim na qualidade do protótipo. Você pode prototipar com quase qualquer coisa, sem a necessidade de ferramentas profissionais que vão gerar lentidão. Existem ótimos softwares para criar protótipos, mas se você precisar aprender a usá-los, pode comprometer seu sprint. Você deve começar com papel, PowerPoint ou softwares de desenho simples. Protótipos são poderosos e é importante que eles sejam feitos com foco no cliente, afinal, amanhã é dia da prova de fogo.

Sexta-Feira: Dia de Entrevistas

O sprint termina hoje e chegou a hora de entrevistar os clientes e ver suas reações. Você precisa entrevistar 5 clientes baseados em seu interesse no problema selecionado. Entrevistar 5 pessoas expõe 80% dos problemas e faz com que você não precise fazer milhares de entrevistas para ter feedbacks qualitativos. Grave estas entrevistas em vídeo para que seu time possa ver os resultados. Antes de mostrar seu protótipo a eles, faça perguntas que os deixem confortáveis e livres para serem sinceros. Pergunte também sobre seu passado, para tentar entender de onde vêm suas opiniões. Uma vez que as pessoas estão confortáveis com você, pergunte se elas gostariam de ver o protótipo. Deixe claro que você não fez o protótipo, para não constrangê-la ou deixá-la com medo de magoar seus sentimentos. Peça honestidade e demonstre abertura às críticas. Enquanto as entrevistas ocorrem, seu time deve estar em outra sala assistindo a cena ao vivo. Assim, eles podem tomar notas, entender as percepcões do cliente e anotar aspectos positivos e negativos no quadro branco. Uma vez que a entrevista é concluída, analise os resultados e avalie se o protótipo é promissor e merece ser desenvolvido ou não. Reúna seu time para discutir os aprendizados e tome notas de tudo.

Fim do Sprint

Após os 5 dias do sprint, você conseguirá saber se uma ideia vale a pena ser desenvolvida, baseando-se em interações reais com clientes. Se sua ideia funcionar, ótimo. Muitas vezes, você vai aprender muito sobre os clientes e pode ter muitos insights para melhorar ainda mais seu protótipo. Seu sua ideia falhar, sem problemas. Na verdade, você acabou de economizar milhares de dólares e meses de desenvolvimento para descartar algo que as pessoas não querem. Foque em buscar novas soluções em vez de pensar nos custos envolvidos na criação daquele protótipo que demorou apenas uma semana. O sprint é rápido e tem baixo custo. Sprints podem ajudar você a resolver grandes desafios e reduzir o risco do seu projeto. Usando sprints, você se arrisca menos e chega a soluções melhores.

Ideias Não Convencionais E Valiosas

O livro Sprint é cheio de boas ideias e processos extremamente interessantes. Alguns pontos interessantes incluem: * É mais importante começar devagar para acelerar depois. Tenha certeza de que o time está alinhado antes de ir direto ao ponto e começar a criar soluções; * Não busque envolver todos na criação de uma solução única, deixe que as pessoas criem seus rabiscos, soluções e ideias. Depois de ter acesso a uma variedade de soluções possíveis, é que chega a hora de escolher; * Não mantenha um nível alto de abstração em reuniões e não gere excesso de comunicação. É preciso comunicar claramente e com tempos definidos. Adotar processos como votações e ter um decisor final vai acelerar o desenvolvimento da sua ideia. Isso extrai a sabedoria da multidão sem a ineficiência dos tradicionais grupos de foco; * Em vez de ter todos os detalhes perfeitos para testar, crie algo rápido. O importante é aprender rápido e não buscar a perfeição.

Notas Finais

Imagine se você fosse capaz de testar ideias e validá-las com seus clientes sem gastar meses de desenvolvimento? O quão mais inovador seria sua empresa? Você é capaz de fazer isso adotando o uso de sprints. Sprints são um método de gestão de projetos composto de 5 dias de brainstorms, que ajudam você a validar se vale a pena investir tempo e recursos em uma ideia. Combinando princípios de metodologias ágeis e lean, os autores foram capazes de criar um framework simples e poderoso para ajudar empresas a tirarem ideias do papel. O importante é ser capaz de alinhar a equipe, prototipar o resultado buscado e validar isso com o cliente.

Dica do 12': Gostou muito deste livro? Quer colocar os conceitos em prática? Assista os videos no Youtube do Google Ventures demonstrando como se organizar para criar seu próprio sprint. Está interessado em gestão de produtos e quer ler mais? Leia também nosso microbook, "Inspired: Como criar produtos que as pessoas amam". E se seu desafio é aprender mais sobre como tirar ideias do papel, leia "A Startup Enxuta" aqui no 12 minutos!